Podemos definir la Administración como “el proceso de diseñar y mantener un entorno de cooperación, en el cual las personas, trabajando juntas, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas».

Vamos a hacer algunas consideraciones que amplían esta definición.

En primer lugar se habla de un proceso. Proceso es la secuencia de pasos que nos permite llevar a cabo una actividad. La administración va a ser analizada de esta manera, como una serie de fases que deben llevar a cabo los directivos: planificar, organizar, gestionar al personal, dirigir y controlar para alcanzar los objetivos de la organización. Pero hay que advertir que estos pasos, por lógicos que puedan parecer, se utilizan de forma pedagógica para facilitar la comprensión del proceso. En la realidad las diferentes fases interactúan entre ellas y se condicionan.

La consideración de la administración nos conduce a la separación entre el pensamiento y la obra, los que nos lleva a distinguir entre dos tipos de empleados los directivos o administradores y los operarios.

Desde nuestra perspectiva puede ser gerente, directivo o administrador cualquier miembro de la organización que tenga a su cargo a otros trabajadores.

Operarios, son aquellos miembros de la organización que no tienen a otros trabajadores a su cargo. En el caso de la empresa de comunicación serían redactores, documentalistas, fotógrafos, creativos, planificadores, ejecutivos de cuentas, etc. Los operarios son las personas que directamente fabrican el producto o prestan el servicio de la empresa.

Entre los directivos estarían todos los jefes: de sección, de creatividad, de diseño, de planificación, etc. y los diferentes directores: creativo, general, de cuentas, de recursos humanos, etc.

Gran parte de los directivos, además de tareas administrativas, también realizan labores operativas. Los responsables del departamento creativo, también «crean» campañas.

Niveles directivos

Pero entre los directivos suele existir una división que atiende a posición jerárquica que ocupan y por ende a la mayor o menor responsabilidad del puesto. Se habla de tres niveles de dirección:

– El administrador de primera línea, que es el clásico supervisor o capataz. En una redacción el Jefe de Sección o Jefe de Área. Es el directivo que trabaja directamente con los operarios.

– Los directivos medios: en este caso tanto sus jefes como subordinados, son también administradores. Sus principales actividades serán enlazar y coordinar los distintos niveles directivos de la organización. En el caso de la empresa publicitaria podría ser el Director Creativo que tienen a su cargo a los Jefes de Creatividad, y que a su vez depende del Director o del Subdirector. Una de las tendencias actuales en las organizaciones es la desaparición de los mandos intermedios para achatar las organizaciones y facilitar la asunción de responsabilidades por parte de los operarios, al mismo tiempo que se reducen los costes.

– La alta dirección: es la encargada de fijar las grandes líneas de acción de la organización, las estrategias a largo plazo de la empresa – por ejemplo el presidente de una gran grupo de comunicación o el Director de una agencia.

Eficacia y eficiencia

El objetivo fundamental de los gerentes es crear valor añadido. Es decir, con su trabajo los directivos deben conseguir incrementar el valor añadido que la compañía ofrece al cliente. Es decir tratar que el producto o servicio que ofrece la empresa sea diferente a los de la competencia, u organizar el proceso de elaboración de manera que el coste de producción sea inferior. En definitiva, la forma de administrar permite hacer a la empresa más competitiva.

La administración está interesada en la productividad; esto implica eficacia y eficiencia.

La EFICIENCIA se refiere a la relación entre recursos y resultados. Puesto que los administradores tratan con recursos que son escasos -dinero, personas, maquinarias, idea- se ocupan del empleo óptimo de estos recursos. Pero no basta con ser eficientes. Con la realización eficiente de actividades, buscamos lograr unas metas. Cuando los administradores alcanzan las metas de sus organizaciones decimos que son eficaces. La EFICACIA es la consecución de los objetivos planteados.

Por tanto, la eficiencia tiene que ver con los medios, y la eficacia con los fines. Una organización puede lograr sus objetivos de ventas y ser eficaz a pesar de estar mal gestionada y despilfarrar recursos, debido por ejemplo, a que tiene una posición competitiva holgada. O puede ocurrir que una empresa en la que los recursos se optimicen al máximo no logre los objetivos de ventas debido a un descenso de la demanda o a factores exógenos de la empresa como la subida del precio del petróleo que influye en una reducción del consumo de productos de ocio.

La esencia de la administración.

La administración se aplica a cualquier clase de organización. Cualquier agrupación de personas que persiga unos objetivos precisa aplicar los principios de la administración, desde una multinacional de la comunicación, hasta un club de fútbol, un ayuntamiento o una ONG. Todas las organizaciones, por regla general, cuentan con recursos escasos que es preciso optimizar, y la función de administración es esencial para ello y para alcanzar los objetivos por los que se reúnen los individuos.

También hay que señalar que no existen fórmulas mágicas a la hora de administrar las organizaciones, las decisiones que sirven para algunas empresas no tienen porque servir en otras. La administración es un proceso complejo que exige un análisis externo e interno de la situación en la que se aplica, el análisis estratégico de la función de planificación es clave en este sentido.

Por último, queremos incidir en la idea de que lo importante de la función administrativa es crear ese ambiente laboral donde las personas alcancen objetivos de forma conjunta de la forma más satisfactoria posible. Los administradores serán buenos en la medida que el equipo de personas que tienen a su cargo realicen mejor su trabajo. El mejor directivo no es el que más trabaja, sino el que consigue que sus subordinados trabajen más y mejor.