Formas de comunicación en las organizaciones

Vista la importancia de la comunicación en las organizaciones, es lógico suponer que la gerencia trate de intervenir y controlar su desarrollo. Según el origen y destino de las informaciones que fluyen en las organizaciones podemos hablar de tres tipos de comunicación: la descendente (a), la ascendente (b) y la cruzada (c). Esto respecto a la comunicación formal (establecida por la dirección), pero además de estos flujos existen multitud de intercambios informativos informales entre los miembros de cualquier agrupación que fluyen en todas direcciones sin respetar la estructura formal, es lo que denominaremos la comunicación informal.

La comunicación descendente

Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores.

Es utilizada generalmente para la transmisión de políticas, estrategias y objetivos de la organización, instrucciones de trabajo, procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación respecto a la corrección del desempeño y para el adoctrinamiento de sus miembros.

Frecuentemente la información al descender por la cadena de mando sufre pérdidas y deterioros, sobre todo en organizaciones de gran tamaño y con muchos niveles jerárquicos, debido a malas interpretaciones o a la distorsión de los mensajes. También puede deberse a la desconfianza del superior que no quiere transmitir determinada información relevante a los subordinados. Para este tipo de comunicación se hace necesaria la implantación de sistemas eficaces de retroalimentación.

La comunicación ascendente.

Esta comunicación fluye desde los subordinados a los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizativa. Este flujo es frecuentemente canalizado a través de encuestas, cuestionarios y los buzones de sugerencias.

Uno de sus principales inconvenientes es que en muchas ocasiones los gerentes filtran los mensajes ascendentes y no transmiten toda la información, esto es particularmente cierto en el caso de noticias desfavorables en cuyo origen tienen alguna responsabilidad.

La comunicación ascendente es fundamentalmente no directiva y por lo general se encuentra en organizaciones participativas y democráticas.

Los mensajes que suelen circular por estos canales pueden ser los siguientes: problemas y excepciones, informes del desempeño, quejas y desavenencias y sugerencia de mejora.

Este tipo de comunicación es vital para aquellas organizaciones que quieren sacar el máximo provecho a la inteligencia de sus miembros.

La comunicación cruzada.

La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o similares, y el flujo diagonal entre personas en diferentes niveles que no tienen relaciones de dependencia directa. Este tipo de flujo asegura una comunicación entre los servicios que la especialización de las actividades o la descentralización de las responsabilidades ha aislado en detrimento de una política de conjunto. Normalmente se utiliza para la solución intradepartamental de problemas o la realización de actividades interdepartamentales. También es la comunicación que se establece en el asesoramiento de los expertos del staff y los directivos de línea.

Este tipo de comunicación se usa para acelerar el flujo de la información, mejorar la comprensión y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizativos. Debido a que quizás la información no siga la cadena de mando, es necesario establecer dispositivos de control para evitar posibles disfunciones en la supervisión al saltarse las líneas de autoridad y responsabilidad establecidas.

La comunicación informal

Según la intencionalidad de la existencia de la comunicación en la empresa, podemos hablar de comunicación formal e informal. Formal es toda aquella comunicación fomentada por la dirección de la empresa y que fluye por los canales formalmente establecidos. Informal la que surge de forma espontánea en las organizaciones debido a la interacción social entre sus miembros, por lo que es tan variada, dinámica e inconstante como las personas. La comunicación informal incluye los rumores.

En ciertos aspectos se puede considerar positiva ya que:

–           Facilitan la interacción social.

–           Es una manera efectiva de liberar la ira y aliviar el estrés.

–           Permite a los empleados combatir el aburrimiento.