Los errores en el Plan de Operaciones

Plan de Operaciones

Este plan es indispensable para conocer con detalle la inversión necesaria para la puesta en marcha de un proyecto empresarial.

Los errores más comunes en los diferentes apartados son:

1. Especifica los recursos materiales, intangibles y humanos necesarios para vuestro negocio. Incluyendo el coste de estos.

Es recomendable escribir un pequeño párrafo indicando el proceso operativo general para comprender la información que se detalla a continuación.

Por ejemplo:

• Se ha optado por un espacio de coworking, por lo que gran parte de los gastos generales de la empresa van a estar cubiertos.
• La filosofía de nuestra empresa es tener los mínimos costes fijos por lo que la subcontratación de servicios es clave.

Y a partir de ahí se puede empezar a desgranar los diferentes recursos y sus costes.

2. Identifica los diferentes proveedores de esos recursos. Sobre todo, aquellos proveedores que consideréis indispensables para el éxito de vuestro proyecto.

En general se enfoca bien. En algunos casos sería interesante diferenciar entre proveedores clave (que participan en la prestación del servicio de comunicación) y el resto de los proveedores. Por ejemplo, una productora audiovisual o un programador informático freelance frente a Ikea o El Corte Inglés.

En estos proveedores clave, si hay varios que prestan el mismo servicio, se podría establecer una valoración de su idoneidad (sobre todo si se tiene conocimiento del sector), e indicar si son más o menos caros, de mayor o menor calidad, formalidad, etc.

Cuando hay mucha información sobre algún aspecto, por ejemplo, muchas fotos o planos de la oficina a alquilar, se recomienda ponerla en los anexos con el objetivo de facilitar la lectura del proyecto.

3. Diseña el proceso de prestación de servicio (representarlo gráficamente en un flujograma)

• Hay que representar gráficamente la prestación del servicio. El objetivo es identificar las diferentes fases y ver en qué puntos podemos tener cuellos de botella o se puede mejorar. También sirve para reflexionar acerca de la contribución a nuestra propuesta de valor de cada una de las tareas. Tenéis que imaginar cómo es todo el proceso y plasmarlo en partes independientes. Hay que adaptarlo a vuestro proyecto.
• Otra utilidad es, asignar el tiempo que nos lleva cada tarea, de esta forma, si establecemos un coste por hora de nuestro servicio, podemos calcular mejor el precio de venta.

La elaboración de tablas detallando cada tarea, el tiempo, los responsables y los recursos es solo una recomendación.

4. Calculad (si podéis) el umbral de rentabilidad

El umbral de rentabilidad no es fácil de calcular. Recomiendo hacer el intento. Ya tenemos información de los precios (plan de marketing) y de los costes (plan de operaciones). La dificultad estriba en determinar un precio medio (si se ofrecen varios servicios) y estimar los costes variables aparejados a esos servicios.

Hay que tener cuidado en el espacio temporal que se elige. Hay proyectos que mezclan los costes mensuales con los anuales y que tienen problemas en diferenciar entre costes fijos y variables.

Los costes variables en un servicio publicitario pueden estar relacionados con los servicios que se subcontratan. Por ejemplo, la producción, o la inversión publicitaria. Si se estima que la producción de una campaña es el 40% del coste total ya podremos utilizar el coste variable.

Una empresa que organiza eventos a 20.000 € de precio medio, y que sabe que el catering, el equipo de música y sonido y el alquiler del local, suponen un 40% del precio. El coste variable sería 8.000 €.