Los procesos en las empresas de comunicación

En la imagen previa podemos observar un proceso simplificado de la prestación del servicio de una agencia de publicidad. Está simplificado porque evidentemente muchas de las acciones que se identifican ocupan otros subprocesos y paralelamente existen otros procesos que relacionan éste con otras áreas de la organización. En cualquier caso, nos sirve como ejemplo para explicar la importancia de los procesos en las organizaciones.

Un proceso es una secuencia de actividades, tareas u operaciones efectuadas para llevar a cabo una acción determinada. En el caso de las empresas que fabrican bienes, el análisis de procesos es relativamente fácil de realizar estudiando el recorrido que sigue la materia prima y la información que la acompaña.

No resulta tan sencillo en el caso de las empresas de servicios, cuya intangibilidad dificulta la identificación de actividades y las conexiones que se establecen con el resto de los trabajadores o departamento o con el exterior de la organización.

El identificar los procesos en las empresas de comunicación es importante por varias razones:

• Ayuda a conocer mejor lo qué se hace en la empresa y cómo.
• Permite mejorar la actividad de la empresa mediante la simplificación y el análisis de valor que se añade al cliente en cada paso.
• Contribuye a calcular los costes de prestación del servicio.
• Facilita la formación de los trabajadores de forma polivalente o especializada de acuerdo a los procesos identificados.
• Facilita la implantación de sistemas de gestión de la calidad
• Garantiza la calidad a los clientes mediante la normalización de los procesos.
• Mejora la comunicación interna operativa al identificar las conexiones entre procesos.
• Facilita la gestión del conocimiento en la organización (al plasmarse documentalmente y poderse transmitir)

Sin embargo, en la formación universitaria de los comunicadores rara vez se presta atención al diseño de los procesos, lo que conlleva que los egresados tengan enormes dificultades a la hora de poner precio a sus servicios, negociar con clientes y proveedores e implantar sistemas de mejora continua.

El diseño del proceso forma parte del plan de producción (operativo) del plan de negocio. Los emprendedores, tras determinar los recursos que necesitan para llevar a cabo su actividad y calcular su coste, deben diseñar el proceso a seguir, partiendo de la satisfacción del cliente y yendo hacia atrás, hasta el origen de la materia prima.

Un estupendo manual sobre gestión de procesos es el elaborado por el Centro de Excelencia en la Gestión y el IAT cuyo enlace adjunto

http://www.centrosdeexcelencia.com/dotnetnuke/Portals/0/guiagestionprocesos.pdf