Sobre el Plan de Comunicación en las organizaciones

Las organizaciones actuales desarrollan su actividad en un entorno cargado de incertidumbre y cada vez más complejo. Los cambios políticos, ecológicos, sociales, tecnológicos, económicos y legales (modelo PESTEL), ocurren con tanta velocidad que resulta difícil predecir que va a ocurrir en el futuro inmediato. Las organizaciones tienen verdaderos problemas a la hora de planificar sus acciones en este espacio temporal que se transforma continuamente, lo que implica barreras para una gestión organizada de los recursos en pos de la eficacia y la eficiencia.

Del mismo modo, el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación y de la red de transportes mundial (en pocos años podremos viajar de Barcelona a Beijing en dos días en el tren de alta velocidad) hace que todo esté interrelacionado y cualquier variación en cualquier subsistema tenga repercusiones inmediatas en el resto. Cualquier variación del sistema económico en Singapur, pongamos por ejemplo; tiene impacto en el resto del mundo y en otros sistemas como el político, social, etc.

Frente a esta situación la comunicación en las organizaciones constituye una herramienta muy útil para facilitar la planificación (captando información del entorno) y contribuir a conseguir la sinergia interna y externa mediante la coordinación de los diferentes sistemas que contribuyen a los fines de las mismas.

En este contexto, el plan de comunicación tiene por objeto imponer la coherencia en la comunicación de la empresa o institución y garantizar la unidad del contenido de sus mensajes destinados a los diferentes públicos y territorios, aunque los medios y las técnicas que se empleen sean múltiples y variados.

Un plan de comunicación es un documento escrito que refleja un proceso. Sin embargo, la plasmación por escrito del plan no implica que se trate de algo estático que una vez formulado no se pueda variar, en entornos como los descritos más arriba la característica más constante va a ser cambio. Los diferentes elementos del plan interactúan entre sí y con el entorno y por tanto deben variar conforme se produzcan variaciones. Es un documento vivo y dinámico en continua revisión.

En un plan de comunicación debemos responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué comunicar? Hay que tener muy claro el objetivo que perseguimos con la comunicación, ya que ésta no tiene un fin por si misma, es un instrumento al servicio de la organización.
• ¿Quién debe comunicar? En las organizaciones intervienen diferentes personas y grupos de personas, debemos determinar los emisores de la comunicación y responder a las siguientes preguntas para cada uno de ellos.
• ¿A quién se comunica? Hay que seleccionar a los públicos objetivos de la comunicación.
• ¿Dónde se comunica? La comunicación es indispensable en cualquier tipo de organización, ya sea de carácter lucrativo o no. La comunicación es imprescindible en cualquier unidad organizativa, desde las áreas funcionales a los diferentes niveles jerárquicos.
• ¿Cuándo llevar a cabo las diferentes acciones de comunicación?
• ¿Cómo se comunica? Seleccionando mensajes y soportes y estableciendo indicadores de control que nos informen del impacto real del plan.
• ¿Cuánto cuesta? El plan de comunicación debe ser realista y considerar los recursos con los que cuenta la organización para llevarlo a cabo.

En la red podemos encontrar documentos interesantes para elaborar un plan de comunicación:

1. Como elaborar el plan de comunicación. Documento muy completo sobre el proceso de elaboración de un plan de comunicación. Fuente: http://www.bicgalicia.es
2. Evaluar el plan de comunicación. Modelo de ficha elaborada por la DG de Política Regional de la Unión Europea para evaluar un plan de comunicación. http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/2000-2006/docoutils/fiches/ES/03_ES.pdf
3. Comunicación Empresarial 2.0. La función de las nuevas tecnologías sociales en las estrategias de comunicación empresarial. Fuente: www.grupobpmo.com
4. Mapa visual web 2.0. Mapa con enlaces sobre las principales herramientas de comunicación en la red. Fuente: http://www.internality.com/web20/
5. Perspectivas de la comunicación 2010. Es una apuesta decidida por la cultura 2.0 y una idea recién nacida que estamos dispuestas a impulsar año tras año. Su intención no es otra que ser barómetro de lo que acontece y testigo de los cambios vertiginosos que afectan a todos los que, desde diferentes trincheras, nos dedicamos a esto que llamamos comunicar. Fuente: www.well-comm.es
6. Tu plan de comunicación en internet. En palabras de su autor, Ivan Pino Zas, “es una guía completa y sencilla sobre cómo gestionar laReputación Corporativa en Internet, un valor cada día más determinante para el desarrollo de las organizaciones”. http://ivanpino.com/consigue-gratis-tu-plan-de-comunicacion-corporativa-online/

IMAGEN 1: Representantes de la comunidad indígena SUTIABA de León (Nicaragua) intercambiando impresiones con jóvenes participantes en la Ruta Inka. Todas las organizaciones necesitan elaborar planes de comunicación para la correcta transmisión de sus mensajes y el logro de sus objetivos (reivindicación de las minorías y otra forma más espiritual y sostenible de entender la realidad)